5 productiviteit hacks voor personal trainers.

augustus 25, 2021,
16:18 door
Jeroen Vanpoeyer

Intro: Waarom is productiviteit zo belangrijk?

In deze episode wil ik jou als fitness professional helpen om productiever te ondernemen. Waarom dit topic? Wel, ik begrijp hoe het is om veel uren te kloppen en het gevoel te hebben niets gedaan te krijgen aan het einde van een lange dag. Ik begrijp dat het moeilijk kan zijn om je focus te behouden, als ondernemer heb je immers nooit een gebrek aan ideeën en creativiteit.

Daarnaast besef ik ook dat er verwacht wordt dat je als ondernemer veel en lange dagen klopt, dat stigma wil ik voor eens en altijd doorbreken.

Het doel van deze blog is duidelijk, ik wil jou de handvaten aanreiken om productiever te ondernemen en ik wil je op zijn minst inspireren en aantonen dat het anders kan. Dat je geen 10 uur per dag hoeft te werken om “succesvol” te zijn (wat sowieso een subjectief gegeven is).

Evenals wil ik een aantal concrete cases bespreken van personal trainers die ik in de afgelopen maanden gesproken heb. Er zijn namelijk heel wat pijnpunten op gebied van productiviteit die ik wekelijks zie terugkomen bij collega’s. Die pijnpunten wil ik delen omdat ik er van overtuigd ben dat ze leerzaam zijn.

Tot slot wil ik ook even vertellen dat dit topic heel erg belangrijk is voor mij persoonlijk. De reden hiervoor is omdat ik zelf heel lang geworsteld heb met het vinden van balans (nu struggle ik daar ook nog regelmatig mee). Specifiek heb ik het moeilijk om mijn eigen grenzen te bewaken. Het is heel verleidelijk om wat langer te werken, minder pauzes te nemen, weekends vol te plannen, etc.

Door te lezen en te leren over timemanagement, focus en gewoonten ben ik er best goed in geslaagd om dit pijnpunt aan te pakken en productiever te ondernemen. Het gevolg voor mij persoonlijk: meer rust in mijn hoofd, meer energie doorheen de dag en meer groei.

Dat is wat betreft de intro – laten we er induiken.

Hack #1 – Prioriteiten stellen als personal trainer.

“Prioriteiten stellen, echt Jeroen? Dat weet iedereen toch dat dat belangrijk is?”. Bijna iedereen weet het en bijna niemand past het correct toe.

Het is heel gemakkelijk om je als ondernemer te verliezen in een berg van kleine taken die je dag vullen en die mogelijk geen prioriteit zijn. Bijgevolg kunnen deze taken eigenlijk perfect wachten.

Even een illustratie van dit fenomeen. Als personal trainer kreeg ik zelf vaak Whatsapp-berichtjes van mijn klanten. Het waren vaak vragen over hun schema, hun voeding en af en toe een bericht over een meer specifiek topic. 

De oude Jeroen zou alles laten vallen omdat ik het idee had dat ik mijn klant zo snel mogelijk moest helpen. Het probleem met zo’n berichten, idem met mails, is dat wanneer je er één opent, de drang ontstaat om de andere nieuwe berichten en mails ook te gaan lezen.

Het resultaat: je bent weer vertrokken voor een tijdje en je ander werk blijft liggen.

Je klanten zijn belangrijk, maar ook zij kunnen perfect even wachten op een reply. Je kan hun verwachtingen ook bijsturen door duidelijk aan te geven dat je binnen de 48 uur antwoord of op een vaste dag iedere week. Dan kan je hiervoor zelf een blok van 1-2 uur voorzien. Op die manier kan je tijdens de rest van de week gefocust doorwerken zonder jezelf te laten afleiden.

Zoals ik in de intro reeds aangaf heeft een ondernemer nooit een gebrek aan ideeën. Bij een personal trainer is dat niet anders.

Dit kom ik heel vaak tegen, personal trainers die 3-5 projecten simultaan hebben lopen omdat ze in alle potentieel zien. Dit is een enorm struikelblok voor je productiviteit.

An sich niets mis mee, je mag experimenteren, ik moedig het zelfs aan. Maar als je grootste probleem een gebrek aan klanten is dan zou ik die creativiteit even wegsteken in een donker kamertje, achter slot en grendel. Dan zou ik eerder focussen op mijn marketing en mijn sales. Dit is dan prioriteit, aangezien je eerste prioriteit als ondernemer is om rond te komen zodat je iedere maand je facturen kan betalen.

Nieuwe programma’s maken, een nieuwe logo creëren en een webshop maken met je custom branded kledij. Dat is leuk, maar daar ga je de rekeningen niet mee kunnen betalen. Die kledij verkopen dat zal ook pas echt beginnen draaien wanneer je klantenbestand groeit. Daar moet dus de focus liggen wanneer je nog niet rond komt en iedere maand de eindjes aan elkaar moet knopen.

Een tool die je kan inzetten om voor jezelf een duidelijk zicht te krijgen op wat echt belangrijk is en wat kan wachten is het prioriteitenkwadrant van Eisenhower.

het prioriteitenkwadrant van Eisenhower afbeelding
Prioriteitenkwadrant op basis van de Eisenhower Matrix.

Dit kwadrant of deze matrix bevat 4 gebieden: 

  • Het eerste kwadrant staat voor taken die belangrijk en dringend zijn – dit zijn zaken die je NU wil doen. Deze taken moeten op korte termijn af en zijn heel belangrijk.
  • Kwadrant twee staat voor taken die belangrijk zijn maar niet dringend zijn. In dit geval spreken we over opdrachten die we op lange termijn dienen af te werken. Hier is het nuttig om reeds te gaan bepalen wanneer we deze taken gaan vervullen.
  • 3e kwadrant van de Eisenhower Matrix staat voor taken die dringend zijn maar niet belangrijk. In essentie zijn dit zaken die je kan delegeren en kan outsourcen. Hier kan je jezelf de vraag stellen: “wie kan dit voor mij doen?”.
  • Het laatste kwadrant is het kwadrant van eliminatie. Hier komt alles terecht wat niet belangrijk noch dringend is. Dit wordt ook wel het kwadrant van verspilling genoemd. Deze taken blijven openstaan tot alle andere taken vervuld zijn.

Hack #2 – Concrete doelen stellen.

We denken vaak te weten wat we willen, maar in de realiteit zijn onze doelen vaak vaag en onvoldoende onderbouwd. 

Wekelijks spreek ik personal trainers in mijn strategiesessies. Eén van de belangrijkste vragen die ik stel is: “Als je kijkt waar je nu staat en waar je naartoe wil, waar zie je jezelf binnen 3 jaar?”.

Ik vind het enorm belangrijk om te weten waar iemand naartoe wil om bijgevolg het juiste advies te kunnen geven.

Meer dan 50% van de tijd krijg ik heel uitgebreide antwoorden waarbij personal trainers heel uiteenlopende doelstellingen formuleren. Een heel concreet voorbeeld van afgelopen week was een personal trainer die aangaf dat ze heel graag met zwangere dames wil gaan werken.

Specifiek wil ze dit graag op nationaal niveau doen om meer impact te maken. Hiervoor wou ze graag verschillende locaties uitbouwen en een team opzetten met zelfstandige personal trainers.

Heel ambitieus doel, waarop ik vroeg: “waarom is dit belangrijk voor jou?”. Als aanstaande mama wou ze deze doelgroep graag ondersteunen. Vervolgens vroeg ik: “Waarom kies je voor deze business-structuur, wil je graag managen en heb je behoefte aan meerdere locaties om dit doel te bereiken?”.

Bij nader inzien was het geen ambitie om echt een groot team uit te bouwen en veel locaties neer te zetten (dit brengt ook veel druk met zich mee, zowel financieel als op  gebied van management). In eerste instantie wou ze meer impact maken en autoriteit opbouwen bij deze doelgroep.

Na wat sparren zijn we samen tot de conclusie gekomen dat je dat doel ook kan bereiken zonder grote kosten te maken en zonder een groot team. 

Op basis van deze inzichten hebben we het doel bijgesteld en hebben we onder andere bepaald hoeveel omzet ze maandelijks wil behalen (dit was iets wat ze nog niet concreet had bepaald) en welk businessmodel hier het meest geschikt voor is.

Ondertussen heb ik van deze personal trainer een mailtje ontvangen dat ze binnenkort instapt in mijn 10 weken coachingtraject om samen haar doel te bereiken. Ik kijk er alvast enorm naar uit.

Daarnaast gebeurd het ook regelmatig dat ik personal trainers spreek die heel ambitieus zijn in hun doelen. In dit specifieke geval zijn het personal trainers die een ambitieus financieel doel gesteld hebben. Ik spreek dan over fitness professionals die 20-40K / maand willen verdienen. 

Daar is weerom niets mis mee, integendeel, ik moedig het zelfs aan om ambitieus te zijn. Wat echter nog belangrijker is is de zingeving. Waarom is dat bedrag belangrijk? Wat betekent dit bedrag voor jou? Dit zijn vragen die je zeker moet kunnen beantwoorden bij het stellen van zo’n doelen. Anders is het maar een bedrag zonder een duidelijke zingeving.

Stel dat jij als doel hebt om een klein team uit te bouwen van 5 trainers en je mikt daarbij op een specifieke doelgroep. Dan wil je mogelijk een team van trainers met iedere zijn / haar expertise in één domein. Dit team wil je op termijn in loondienst nemen.

Dan zou je perfect kunnen berekenen hoeveel ieder teamlid je kost op maandelijkse basis. Van daaruit kan je dan weer inschatten hoeveel maandelijks omzet je nodig hebt om dit team te kunnen betalen en tegelijkertijd je zaak verder uit te bouwen. In dit geval kan je zo’n bedrag perfect gaan verantwoorden en zit er effectief een zingeving aan gekoppeld.

Dit is enorm belangrijk naar motivatie toe. Hoe concreter jij je doel stelt en hoe duidelijker het is voor jou waarom dit doel belangrijk is, hoe sterker je motivatie (zowel short-term als op lange termijn).

Hack #3 – Durf nee zeggen.

De #1 productiviteit hack bij uitstek is nee durven zeggen. Nee durven zeggen tegen activiteiten die niet bijdragen aan je geluk en aan je doel(en).

  • Durf nee zeggen tegen klanten die meer vragen dan waar ze voor betaald hebben (bewaak je grenzen).
  • Zeg neen tegen sociale verplichtingen waar je geen energie uit haalt en waar je in eerste instantie ook geen behoefte aan hebt.

Zelf ben ik niet zo’n fan van familiefeesten. Toen ik pas mijn eerste zaak gestart had was het hard werken. Ik was fulltime in loondienst in een gym en was bezig met het uitbouwen van mijn eigen business. Al de tijd die overbleef ging naar ontspanning.

Veel van die blokken “ontspanning” gingen uiteindelijk ook naar familiefeesten. Daar was één groot probleem mee, ik haal geen energie uit familiefeesten. Een hele avond aan tafel zitten, te veel eten, praten over koetjes en kalfjes, dat is iets waar geen plezier uit haal. Het laadt mijn batterijen niet op.

Voor sommigen zal dat herkenbaar zijn, anderen zullen me gek verklaren omdat ze wel graag deelnemen aan familiefeesten en daar wel energie uit halen. Dat is super, voor mij is dit helaas niet het geval.

Als gevolg heb ik geleerd om nee te zeggen tegen familiefeesten. Wil dat zeggen dat ik nooit meer naar familiefeesten ga? Uiteraard niet, dat doe ik nog steeds. Maar ik ben meer kieskeurig en ik bewaak mijn grenzen.

Belangrijke sidenote: niet iedereen apprecieert dat, maar dat is oké. Je mag jezelf af en toe op de eerste plaats zetten. Wat zeg ik, je moet soms gewoon eerst aan jezelf denken. Wanneer jij niet gelukkig bent en niet goed in je vel zit, dan is het heel moeilijk om anderen te gaan coachen.

Het nee durven zeggen gaat uiteraard niet alleen om sociale activiteiten, het gaat ook om business.

  • Durf soms nee te zeggen tegen nieuwe projecten, wanneer deze niet aansluiten bij je overkoepelende missie.
  • Zeg neen tegen samenwerkingen wanneer de waarden van de potentiële partner niet aansluiten bij de waarden van jouw business.

Het kan heel verleidelijk zijn om nieuwe projecten op te starten omdat deze op korte termijn wat extra cashflow genereren. Ik moedig je sterk aan om altijd in te zetten op die langetermijndoelstellingen en hier vol voor te gaan.

Hack #4 – Timemanagement.

Timemanagement, mogelijk één van de populairste topics van de afgelopen jaren (zeker op gebied van productiviteit). We willen allemaal wel iets productiever zijn en iets meer gedaan krijgen in minder tijd. Het managen van je tijd is daarin een belangrijke factor, mogelijk zelfs de belangrijkste.

Voor ik start met hier wat concrete tips te geven, moet er nog even iets van mijn hart. We leven in een maatschappij waar er best veel druk heerst. We willen altijd maar meer en alles moet altijd beter. Het gevolg is dat we met een hele generatie zitten waarbij de cijfers rond burn-out, mentaal welzijn en zelfdoding verschrikkelijk hoog liggen.

Daarom wou ik even kort enkele schrikwekkend cijfers in de spotlight zetten. Dit zijn de cijfers van België, waar de cijfers aanzienlijk slechter zijn dan in de meeste andere Europese landen, inclusief Nederland.

Zelfmoord

Zelfmoorddoden vertegenwoordigen bijna 30% van de sterfgevallen bij mannen tussen 15 en 29 jaar. Bij vrouwen vertegenwoordigen sterfgevallen door zelfmoord ongeveer 20% van de sterfgevallen tussen 15 en 34 jaar (bron cijfers).

In 2017 overleden in Vlaanderen 978 personen door zelfmoord. Dit komt neer op bijna 3 zelfdodingen per dag. Deze cijfers zijn schrikwekkend…

Burnout

Het aantal mensen dat langer dan een jaar thuis zit door een psychische aandoening, blijft stijgen. Eind 2017 waren er meer dan 140.000 mensen in dat geval, een stijging van 39 procent in vijf jaar tijd (bron cijfers).

Daarnaast zijn er ook heel wat cijfers uit de gezondheidszorg omtrent mentaal welzijn en geestelijke gezondheid. Hier zijn ook duidelijk indicaties dat het niet zo goed gaat met ons als mens.

Ik hoop met deze cijfers, met deze blog, een bepaalde bewustwording te creëren bij andere fitness professionals en personal trainers. Je mag ambitieus zijn, je mag hard werken, maar bewaak je eigen grenzen en neem voldoende tijd voor jezelf. Laad de batterijen op tijd op en laat je niet meeslepen door die cultuur van steeds maar harder en harder werken.

Je hoeft echt geen 12 uur per dag te kloppen om succesvol te zijn. Je hoeft niet iedere weekend te werken. Het is absoluut overbodig om altijd productief te zijn. Niet alles wat je doet moet in functie van je business of je klanten staan. Denk wat meer aan jezelf, je bent het waard.

Je ideale week.

Concreet voor deze productiviteit hack zou ik sterk aanbevelen om eens een schets te maken van je ideale week. Ik doe dit zelf nog regelmatig en het is een fantastische oefening.

Ga eens voor jezelf nadenken hoe je je week wil onderverdelen. Dit zijn enkele belangrijk blokken die je zeker wil opnemen als personal trainer:

  • Coaching – hoeveel uur per week wil je besteden aan het trainen en opvolgen van je klanten (zowel online als offline). Plan deze blokken alvast in je agenda. Bonus-tip: laat je klanten afspraken inplannen op basis van jouw agenda, niet op basis van hun agenda. 
  • Administratie – Afhankelijk van de omvang van je business zal dit goed meevallen qua tijdslot. Toch is het nuttig om dit op een vast moment in te plannen. Administratie is iets dat moet gebeuren en dat vaak tussen de soep en de patatten ingepland wordt. Dat zorg voor tijdsdruk en stress. Zaken die je makkelijk kan vermijden door het tijdig in te plannen.
  • Marketing – Jawel, marketing is een kernactiviteit. Die moet je echt inplannen. Dit gaat dan voornamelijk over het creëren van content. Je wekelijkse social media posts, je podcast, het schrijven van je blog, noem maar op. Zelf voorzie ik hier een hele dag voor – zodat ik op één dag al de content voor de rest van de week kan maken.
  • Zelfontwikkeling – De wetenschap is duidelijk, zelfontwikkeling is één van de pilaren die bijdragen aan geluk en zingeving. Je hebt er dus alle belang bij om wekelijks een aantal uren te investeren in jezelf. Bovendien houdt het je scherp en is het een interessante manier om ideeën op te doen voor je content.
  • Familie & vrienden – Tijd doorbrengen met je naasten (familie, vrienden, partner, etc.) is één van de beste manieren om je batterijen op te laden. Als mens hebben we sociaal contact nodig, zelfs wanneer je introvert bent. Sociaal contact geeft ons onder andere de mogelijkheid om te ventileren over bepaalde zaken die ons stress bezorgen. Het perfecte medicijn tegen stress is kunnen ventileren en een second opinion vragen.
  • Ontspanning – Voorzie blokken voor ultieme ontspanning waarin jij activiteiten plant die je energie geven. Dit is niet iets dat je wekelijks inplant, dat zou veel te weinig zijn. Ik moedig aan om dit dagelijks in te plannen. Ik ben af en toe graag gewoon alleen om eens goed te gamen of een leuke serie te kijken. Daarnaast ga ik graag wandelen met een inspirerende podcast. Dat zijn zaken die mijn batterijen opladen zodat ik er weer tegenaan kan. Bonus-tip: maak voor jezelf een lijstje met activiteiten waar jij energie van krijgt.
  • Sport en bewegen – Geloof het of niet, maar sport is niet voor iedereen de ultieme ontspanning. Integendeel, krachttraining geeft aanzienlijke stressprikkels aan je lichaam en zal je lichaam bijgevolg behoorlijk uitputten. Een zware trainingssessie inplannen tussen blokken van mentaal zwaar werk is bijgevolg niet altijd de juiste keuze. Maak daarom ook voldoende tijd voor je eigen sport en beweging. Plan dit in op momenten waar je voldoende tijd hebt en op dagen die niet overdreven zwaar zijn. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat we als personal trainer zelf voldoende sporten, ik spreek in dit geval uit ervaring.

Deze blokken kan jij alvast meenemen in het maken van je ideale weekplanning. Dit is letterlijk één van de tools die mij het meeste geholpen heeft in mijn zoektocht naar balans.

Tot slot wil ik ook graag meegeven dat ik bijna iedere avond de planning maak voor de dag nadien. Ik heb een algemene weekplanning met blokken voor bepaalde activiteiten en die blokken vul ik meestal pas de dag voordien in. Zo ben ik toch nog wat flexibel en kan ik hier en daar schuiven op basis van mijn to-do lijstje.

Mijn weekplanning ziet er ongeveer als volgt uit:

  • Maandagen is om content creëren.
  • Dinsdag beantwoord ik al mijn mails.
  • Vrijdag houd ik coaching calls met mijn coachees (in mijn geval ambitieuze personal trainers).
  • Verder start ik iedere dag tussen 7-8 uur, ik stop tussen 18-19 uur. Tussen dit tijdsinterval werk ik gemiddeld 8-9 uur waarbij ik om de 2 uur een uur pauze neem.

Deze methode werkt fantastisch goed voor mij en ik moedig je aan om uit te zoeken wat voor jou werkt. Niemand kan bepalen wat voor jou het beste is, dat kan alleen jij.

Hack #5 – Focus, focus, focus.

Wees geen internetpannenkoek. Deze term heb ik geleerd bij de collega’s van de IMU. In hun boek de Online Marketing Tornado beschrijven ze hiermee ondernemers die van project naar project springen. Bijgevolg zijn ze in niets echt goed en boeken ze nergens echt vooruitgang.

Nogmaals, we zijn ondernemers vaak een vat vol creativiteit. Diezelfde creativiteit doet ons vaak de das om bij het ondernemen.

Zelf maak ik graag de vergelijking tussen projecten en karren. Stel je hebt 5 verschillende projecten lopen, dan heb je 5 karren die je moet trekken. Dit wil zeggen dat je 100% van je tijd moet verdelen over die 5 karren. Dat is 20% van je tijd dat je kan investeren in iedere kar, in ieder project. Bijgevolg gaat iedere kar maar 20% vooruit.

Je collega die begrijpt het belang van focus en die spendeert diezelfde 100% tijd aan één project, aan één kar. Nu moet je eens nadenken over waar die collega zal staan met zijn / haar business ten aanzien van jouw 5 projecten.

Je collega zal minstens 80% verder staan. Over een periode van 5 jaar kan dat over een aanzienlijke groei gaan. Dit is best case (of worst case in dit geval), hoogstwaarschijnlijk zal deze persoon in de loop der jaren een doorbraak maken en exponentieel gaan groeien, iets wat we vaak zien bij bedrijven. 

Los daarvan is het ook heel vermoeiend om steeds te switchen tussen de verschillende projecten waardoor je ook waardevolle tijd zal verliezen in die omschakeling.

Kortom, wees niet die personal trainer die verschillende locaties uitbouwt, 101 verschillende programma’s aanbiedt voor verschillende doelgroepen, een groot team uitbouwt met verschillende profielen, daarnaast lesgeeft bij de lokale secundaire school en dan nog eens alle mogelijke groepslessen aanbiedt.

Dit zijn allemaal verschillende karren. Verschillende projecten die mogelijk niet bijdragen aan je ultieme doel. 

Als jouw ultieme doel is om vrij te zijn, om te reizen en je klanten online te coachen. Ga dan geen offline locaties uitbouwen die je moet managen en waar je zelf nooit aanwezig kan zijn. Vermijd dan dat je gaat samenwerken met lokale scholen of bedrijven om daar een contract aan te gaan van onbepaalde duur aangezien je net locatie-onafhankelijk wil worden.

Kortom, bepaal duidelijk waar je echt naartoe wil en neem de juiste keuzes in functie van dat doel.

Wil dat zeggen dat je als online trainer geen offline locaties kan uitbouwen? Uiteraard wel, je kan als bonus voor je klanten een offline locatie bouwen waar ze kunnen gaan sporten. Maar wees je er dan wel van bewust dat je taak als coach switcht naar het managen van een fysieke locatie. Dit brengt heel wat extra verantwoordelijkheden en bijgevolg heel wat druk met zich mee.

Tot slot is het ook een feit dat je niet in alles expert kan zijn. Je kan niet voor iedere doelgroep een premium programma aanbieden met de nodige expertise. Het kost tijd om die expertise op te bouwen en te onderhouden. Je kan niet en een full-time online coach zijn en daarnaast een groot team managen, je moet daarin keuzes maken.

Focus je daarom op dat ene ultieme doel, datgene dat je zingeving geeft, je persoonlijk missie ( je why) en ga van daaruit bepalen op welk project je wil focussen. Trek die kar met 100% van je tijd en energie. Je gaat zien dat je zo echt vooruitgang zal boeken en dat dit je vervolgens ook energie zal geven om verder te zetten.

Focus focus focus, enorm belangrijk. Wees geen pannenkoek. 

Wil jij me helpen met mijn missie?

Ik hoop oprecht dat je wat had aan deze episode. Al is het maar dat ik je geïnspireerd heb om het eens vanuit een ander perspectief te bekijken.

Durf wat meer aan jezelf denken. Durf neen zeggen. Schrijf je eigen ideale week uit. Focus je op wat echt belangrijk is en ga dan aan de slag.

Vind je deze blog nuttig? Dan doe je me een groot plezier door deze te delen op je socials, je mag me taggen onder de naam @jeroenvanpoeyer op instagram en op facebook. Zo help je me om meer personal trainers te bereiken en hen te helpen om een succesvolle business uit te bouwen zonder zichzelf in een burnout te werken.

Heb je zelf nog leuke ideeën of vragen? Stuur me gerust een berichtje en wie weet maak ik een episode rond jouw vraag / idee.

Heb je zelf behoefte aan coaching en ondersteuning bij het uitbouwen van je eigen online personal training business, dan mag je zeker een kijkje gaan nemen op ptboost.be. Daar staan een heel aantal resources om jou te helpen.

Bedankt voor het lezen en tot de volgende blog.

Deel deze post met je netwerk

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email